Kniha jízd 2026: jak ji vést a pro koho je povinná

Je kniha jízd v roce 2026 povinná?

Kniha jízd je v roce 2026 nejběžnější způsob, jak prokázat, že vozidlo skutečně sloužilo k podnikání, pracovním cestám nebo ekonomické činnosti firmy. V praxi to znamená, že pokud u auta uplatňujete náklady, řešíte odpočet DPH nebo rozlišujete soukromé a služební jízdy, samotné účtenky za palivo nemusí stačit. Potřebujete také doložit, proč a kdy se jelo, odkud kam, kdo vozidlo řídil a kolik kilometrů bylo ujeto.

Kdo má povinnost vést knihu jízd

Kniha jízd se nejčastěji týká firemních vozidel, služebních aut, aut v majetku OSVČ, vozidel používaných částečně soukromě a částečně pracovně, flotil s více řidiči a plátců DPH, kteří uplatňují odpočet na pohonné hmoty, servis nebo další náklady spojené s provozem vozidla.

• 🔹   Kniha jízd pro OSVČ je důležitá hlavně tehdy, když podnikatel uplatňuje skutečné výdaje na provoz vozidla. Typicky jde o pohonné hmoty, servis, dálniční známky, parkovné nebo další náklady spojené s podnikáním. 
  
  
• 🔹   Kniha jízd firemního vozidla je nepostradatelná nejen kvůli daním, ale i kvůli interní kontrole. Firma potřebuje vědět, kdo vozidlo používal, za jakým účelem, kolik kilometrů najel a zda provozní náklady odpovídají reálnému využití. U flotil navíc evidence pomáhá sledovat náklady podle vozidel, řidičů, zakázek nebo středisek.
  
  
• 🔹   U plátců DPH zákon o DPH umožňuje odpočet daně u vozidel využívaných k ekonomické činnosti. Chcete-li uplatnit odpočet DPH na provoz vozidla, musíte pro to mít podklady.
  
  
• 🔹   Využíváte vozidlo kombinovaně? Pokud automobil slouží současně pro podnikatelské i soukromé účely (u zaměstnanců i OSVČ), musíte uplatnit poměrný odpočet DPH.

Je to jednoduché – pokud chcete uplatnit výdaje na auto, musíte doložit, jak jste ho používali. Platí to i pro vozidla zařazená v obchodním majetku nebo pořízená na leasing.

Kdy knihu jízd vést nemusíte

Pokud uplatňujete na dopravu paušál, neodečítáte DPH ani skutečné náklady na provoz vozidla nebo auto používáte výhradně pro soukromé účely, kniha jízd se vás netýká.

Chcete mít knihu jízd přehledně pod kontrolou?
Podívejte se na elektronickou knihu jízd SHERLOG Trace a zjistěte, jak může fungovat evidence pro jedno vozidlo i celou firemní flotilu.

Paušální výdaje na dopravu vs. kniha jízd 2026

Podnikatelé a firmy někdy řeší, zda použít paušál na dopravu, nebo skutečné náklady. Rozhodování mezi paušálem na auto a klasickou knihou jízd závisí hlavně na tom, kolik toho najezdíte a jestli jste plátce DPH. 

Paušál může administrativu zjednodušit, ale nehodí se pro každou situaci a neřeší automaticky všechny daňové souvislosti. Zákon o daních z příjmů umožňuje paušál ve výši 5 000 Kč / měsíc na jedno vozidlo. Pokud vozidlo používáte jen zčásti pro podnikání, uplatňuje se krácený paušál ve výši 80 %, tedy 4 000 Kč měsíčně. Paušál ale můžete uplatnit nejvýše na 3 vozidla. Jste-li zároveň plátcem DPH a chcete vracet daň z benzínu, nafty nebo oprav, knihu jízd stejně musíte vést.

Uplatňujete skutečné náklady? Kniha jízd bývá mnohem důležitější, protože přímo navazuje na konkrétní výdaje za provoz vozidla. Hlavní výhodu pro vás představuje, pokud najezdíte obrovské množství kilometrů, máte drahé auto nebo vysoké výdaje na opravy – dostanete tak do nákladů mnohem víc než paušálních 5 000 Kč měsíčně.

Co musí obsahovat kniha jízd

Přesný popis toho, jak má vypadat kniha jízd, sice zákon nepředepisuje, ale čím přesněji náležitosti knihy jízd vyplníte, tím větší je šance, že obstojí u finančního úřadu i při případné kontrole inspekce práce. Knihu jízd byste měli vést tak, aby z ní bylo i po několika letech jasné, kdy a proč se cesta uskutečnila, kdo řídil a jak jízda souvisela s podnikáním. 

Mezi základní náležitosti knihy jízd patří:

• 🔹   datum a čas jízdy – určuje, kdy cesta proběhla;
• 🔹   řidič – to je podstatné hlavně u firemních vozidel a flotil;
• 🔹   identifikace vozidla – SPZ, značka a typ vozidla;
• 🔹   trasa cesty – jednoduše napíšete odkud–kam se jelo;
• 🔹   účel jízdy – velmi důležitý údaj pro daňovou uznatelnost, uvedete, zda byla cesta soukromá či pracovní (například: pracovní schůzka s klientem XY);
• 🔹   stav tachometru před jízdou a po jízdě – pomáhá ověřit počet kilometrů;
• 🔹   počet ujetých kilometrů – je to základ pro výpočty nákladů, náhrad a kontrolu spotřeby;
• 🔹   další poznámky – může jít například o doklad k tankování nebo nabíjení elektromobilu, pomáhá propojit jízdy s provozními náklady.

Můžete zapisovat také průměrnou spotřebu vozidla podle technického průkazu, datum zahájení provozu vozidla, zaplacení mýtného (zejména u zahraničních cest) nebo údaje o bezpečnostních přestávkách, pokud je máte povinnost čerpat.

Jak spolehlivě splnit všechny povinnosti knihy jízd?

Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace je efektivní nástroj, který vám ušetří hodiny papírování. Ocení ho firmy, OSVČ i správci vozových parků, kteří chtějí mít jízdy, trasy, náklady a reporty pod kontrolou v jednom systému. Automaticky řeší knihu jízd, reporting i sledování vozidel a hodí se pro jedno vozidlo i celou flotilu.

Systém SHERLOG Trace umožňuje:

• 🔹   Automatickou identifikaci řidiče: Každá jízda se spolehlivě spáruje s konkrétní osobou.
  
  
• 🔹   Rozlišení účelu jízdy: Řidič může přímo ve vozidle nebo následně v aplikaci jednoduše přepnout režim jízdy na služební či soukromý.
  
  
• 🔹   Generování reportů na jedno kliknutí: Při daňové kontrole lze okamžitě vygenerovat ucelený a přehledný report, který splňuje všechny zákonem vyžadované náležitosti.
  
  
• 🔹   Sledování provozních nákladů: Integrovaná aplikace knihy jízd umožňuje sledovat také spotřebu pohonných hmot, dálniční poplatky a navíc umožňuje napojení na tankovací karty.
  
  

SHERLOG Trace je vhodný pro osobní auta, nákladní vozidla i pracovní stroje. Vyniká řadou funkcí, jako je on-line monitoring vozidel, kniha jízd, sledování provozních nákladů, upozornění, tvorba reportů, hromadná administrace nebo napojení na další systémy. Díky tomu dává smysl nejen pro samotnou evidenci jízd, ale i pro širší správu vozového parku.

Kniha jízd a DPH: proč je pro plátce nepostradatelná

Pokud jako plátce DPH uplatňujete odpočet z pohonných hmot, servisu, pneumatik, mytí nebo dalších nákladů, měli byste být schopní doložit, že tyto náklady souvisí s činností, která zakládá nárok na odpočet.

Služební vozidlo používané i soukromě je z pohledu evidence jedno z nejčastějších témat. Zákon o DPH rozlišuje dva případy: když auto používáte čistě pro podnikání, můžete uplatnit plný nárok na odpočet DPH, využíváte-li ho ale i pro soukromé účely, máte nárok jen na část DPH. U vozidla, které jezdí služebně i soukromě, je proto důležité mít podklad pro poměrné krácení. Kniha jízd zde plní roli důkazního materiálu: ukazuje, kolik kilometrů bylo služebních a kolik soukromých.

Prakticky to znamená, že k fakturám a účtenkám za palivo by měla existovat evidence jízd. Nestačí mít přehled o samotném tankování. Musíte vědět, k jakému provozu se palivo vztahovalo. 

Elektromobily a evidence nabíjení

Kniha jízd pro elektromobily má několik specifik. Neřeší se jen kilometry a trasa, ale také způsob nabíjení. Vozidlo můžete nabíjet ve firmě, na veřejné nabíječce, doma u zaměstnance nebo kombinovaně. Evidujte minimálně datum nabíjení, množství odebrané elektřiny v kWh, cenu elektřiny nebo použitou sazbu, vozidlo, ke kterému se nabíjení vztahuje, a návaznost na služební jízdy. 

Pokud zaměstnanec nabíjí elektromobil doma a žádá refundaci elektřiny, měl by existovat výkaz, který propojí spotřebu, jízdy a způsob výpočtu náhrady.

Archivace knihy jízd: pravidla a lhůty

Knihu jízd je vhodné uchovávat spolu s účetními a daňovými doklady k vozidlu. Všechny účetní doklady se uchovávají po dobu 5 let,  zatímco účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let. Prakticky se vyplatí uchovávat knihu jízd alespoň 10 let, zejména pokud souvisí s DPH, dlouhodobým majetkem nebo významnými náklady na vozidlo. Zákonné lhůty se mohou lišit podle typu dokladu a běhu lhůty pro stanovení daně. Budete tak mít jistotu, že splníte všechny zákonné požadavky a budete připravení na případné kontroly.

Pokud kromě evidence jízd řešíte také ochranu vozidel před krádeží nebo neoprávněným použitím, zvažte zabezpečení vozidel SHERLOG, se kterým vás nic nepřekvapí.