Monitoring služebních vozidel v knize jízd a GDPR

Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace spojuje automatickou evidenci jízd s GPS monitoringem vozidel, reportingem a dalšími funkcemi pro správu jednoho vozu i celé flotily. Jak tedy její možnosti využívat tak, aby firma získala potřebný přehled a zároveň respektovala soukromí zaměstnanců? 

Je GPS poloha služebního vozidla osobním údajem?

Samotná informace, že se konkrétní automobil nachází v Brně nebo v Praze, ještě nemusí být osobním údajem. Situace se ale mění ve chvíli, kdy firma ví, kdo automobil právě používá. GDPR řadí lokalizační údaje mezi informace, které mohou vést k identifikaci fyzické osoby. Monitoring ve firemních vozidlech navíc podle použité technologie může zaznamenávat nejen polohu automobilu, ale například chování zaměstnance při řízení.

U služebních vozidel je proto důležité rozlišovat, zda monitoring vozidla slouží například k organizaci flotily, evidenci jízd či ochraně firemního majetku, nebo výrazněji zasahuje do soukromí zaměstnance (firma sleduje jeho pohyb nepřetržitě nebo data využívá k hodnocení pracovního výkonu). Právě druhému scénáři by se měl zaměstnavatel vyhnout, pokud pro něj nemá jasný a přiměřený důvod.

Kdy může zaměstnavatel služební vozidlo sledovat?

Nejdříve musí existovat konkrétní účel monitoringu. Nestačí argument „chceme vědět, kde zaměstnanci jsou“. Legitimním důvodem může být například organizace vozového parku, dispečerské řízení, evidence služebních cest, ochrana firemního majetku před zneužitím nebo krádeží či bezpečnost zaměstnanců a přepravovaného nákladu. 

Před spuštěním GPS monitoringu se proto sami sebe zeptejte, jestli k němu opravdu potřebujete data v plném rozsahu, nebo by vám stačil méně invazivní způsob. Jestliže například potřebujete jen doložit počet služebních a soukromých kilometrů, nemusí být vždy nezbytné, aby vedoucí pracovník mohl několik let zpětně procházet každou přesnou zastávku zaměstnance.

Oprávněný zájem, nebo souhlas zaměstnance?

Jednou z častých chyb je představa, že zaměstnavatel problém jednoduše vyřeší tím, že zaměstnanci nechá podepsat souhlas se sledováním. Jelikož zaměstnanec v pracovněprávním vztahu tahá za kratší konec provazu, evropská i česká legislativa takový souhlas nepovažuje za svobodný – případný nesouhlas by u něj totiž mohl vyvolat obavu z postihu.

U standardního monitoringu služebních vozidel tak bude v řadě případů relevantnější oprávněný zájem zaměstnavatele podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Ani ten ale není automatickou vstupenkou k neomezenému sledování. Firma musí zvážit svůj zájem vůči právům a soukromí zaměstnance a být schopná doložit, proč je zvolený rozsah monitoringu nezbytný. GDPR výslovně požaduje, aby oprávněný zájem nepřevážila práva a svobody sledované osoby.

Před zavedením systému se proto vyplatí zpracovat tzv. balanční test oprávněného zájmu a písemně podchytit účel, nezbytnost, dopady na zaměstnance a přijatá opatření ke zmírnění zásahu do soukromí.

Zaměstnanec musí vědět, že je vozidlo monitorované

GPS jednotka ve služebním autě by pro zaměstnance neměla být překvapením. GDPR ukládá povinnost informovat zaměstnance. Ten by měl mimo jiné vědět, kdo jeho údaje zpracovává, za jakým účelem, kdo k nim může získat přístup, jak dlouho budou uchovávány a jaká má v souvislosti se zpracováním práva. Pokud firma staví zpracování na oprávněném zájmu, musí zaměstnance informovat i o tom.

Nestačí tedy obecná věta v pracovní smlouvě typu „služební vozidla jsou monitorována GPS“. Praktičtější je vytvořit interní směrnici pro používání a monitoring služebních vozidel, která jasně vysvětlí například:

 ◾  které údaje systém zaznamenává;
 ◾ proč je firma potřebuje;
 ◾ kdy monitoring probíhá;
 ◾ jak fungují služební a soukromé jízdy;
 ◾ kdo může data zobrazovat a za jakým účelem;
 ◾ jak dlouho se jednotlivé druhy údajů uchovávají;
 ◾ jak může zaměstnanec uplatnit svá práva;
 ◾ koho může v případě dotazů kontaktovat.

Soukromé jízdy jsou z pohledu GDPR nejcitlivější

Ještě důležitější je správné nastavení ve firmách, které dovolují zaměstnancům služební automobil používat také soukromě. Představte si, že zaměstnanec o víkendu jede služebním automobilem navštívit rodinu nebo na dovolenou. Firma potřebuje vědět, kolik kilometrů bylo soukromých, ale jen obtížně bude obhajovat, proč vedoucí pracovník potřebuje znát přesnou trasu a jednotlivá místa, která zaměstnanec mimo pracovní dobu navštívil.

Kniha jízd tedy musí umět spolehlivě oddělit služební trasu od soukromé (S/S).

Jak funguje rozlišení soukromé a služební jízdy v SHERLOG Trace?

SHERLOG Trace umožňuje řidiči rozlišit služební (S) a soukromou (S) jízdu několika způsoby:

 ◾ mechanickým přepínačem ve vozidle, který lze umístit řidiči na dosah nebo podle potřeb klienta;
 ◾ ručně v mobilní aplikaci Můj SHERLOG nebo na webovém portálu SHERLOG Trace;
 ◾ automaticky podle nastavených dnů a časů, například tak, aby se o víkendech jízdy automaticky označovaly jako soukromé.

Aby bylo možné jízdu správně přiřadit, musí systém zároveň poznat řidiče. U vozidla používaného jednou osobou můžete nastavit stálého řidiče. Pokud se řidiči střídají, SHERLOG nabízí identifikaci pomocí RFID čipu, NFC nebo QR kódu, přičemž u NFC a QR kódu se využívá aplikace Můj SHERLOG.

Pozor ale na důležitý rozdíl: Označení jízdy jako soukromé samo o sobě není z pohledu ochrany osobních údajů automaticky totéž jako vypnutí lokalizace. Firma by proto měla mít jasně nastavené, jaké údaje o soukromé jízdě skutečně potřebuje a kdo je může zobrazit.

V systému SHERLOG Trace může administrátor nastavit, jaké informace budou u soukromých jízd dostupné. Může ponechat viditelné konkrétní trasy a místa, nebo je naopak skrýt tak, aby se v systému zobrazovalo pouze označení „Soukromá jízda“. Můžete si tak rozsah zobrazovaných údajů přizpůsobit vlastnímu způsobu využívání vozidel a nastavení ochrany soukromí zaměstnanců. 

Sbírejte pouze data, která skutečně potřebujete

Jednou ze základních zásad GDPR je minimalizace údajů. Firma smí zpracovávat pouze údaje přiměřené a nezbytné pro konkrétní účel. Stejně tak je musí uchovávat pouze po dobu, po kterou tento účel trvá. SHERLOG Trace dokáže vedle automatické knihy jízd pracovat například s on-line monitoringem, identifikací řidičů, jízdním stylem, náklady nebo automatickými reporty. To ale neznamená, že každá firma musí používat všechny dostupné údaje.

Jak dlouho je možné GPS data uchovávat?

Tady neexistuje jednoduchá odpověď, GDPR ani ÚOOÚ nestanovují jednu pevnou lhůtu. Základním pravidlem je uchovávat osobní údaje jen po minimální dobu potřebnou k danému účelu a konkrétní dobu nebo způsob jejího stanovení předem určit. Podrobná GPS historie potřebná pro každodenní dispečink může mít jiný životní cyklus než uzavřený měsíční report knihy jízd, který firma uchovává jako podklad pro účetnictví nebo daňové účely. 

Kdo může do elektronické knihy jízd nahlížet?

Informace o pohybu vozidel by neměly být automaticky dostupné každému vedoucímu pracovníkovi jen proto, že má firemní účet. Správce vozového parku může potřebovat provozní údaje a aktuální stav vozidel. Účetní oddělení zase údaje nutné k vyúčtování a evidenci. To však neznamená, že všichni potřebují trvalý přístup ke kompletní historii GPS každého zaměstnance.

Ve firmě se proto vyplatí dodržovat několik jednoduchých pravidel: používat samostatné uživatelské účty namísto sdílených přístupů, nastavovat oprávnění podle pracovních rolí, pravidelně přístupy kontrolovat a po odchodu zaměstnance je okamžitě rušit. Stejně důležité je hlídat exporty. Stažení kompletní historie jízd do tabulky a její následné nezabezpečené posílání e-mailem může původně dobře chráněný systém obejít.

Potřebujete před zavedením GPS monitoringu DPIA?

DPIA neboli posouzení vlivu na ochranu osobních údajů není automaticky povinné při instalaci GPS do každého služebního automobilu. Zpozornět by firma měla například tehdy, pokud:

◾ průběžně sleduje větší počet zaměstnanců;
◾ vytváří dlouhodobé profily jejich pohybu;
◾ monitoruje také jejich chování při řízení a výsledky využívá k hodnocení;
◾ propojuje GPS údaje s dalšími rozsáhlými datovými zdroji;
◾ monitoring zasahuje výrazně také do soukromého času;
◾ podle monitoringu automatizovaně přijímá rozhodnutí s významným dopadem na zaměstnance.

Elektronická kniha jízd ano, neomezené sledování ne

Elektronická kniha jízd výrazně zjednodušuje administrativu kolem služebních vozidel. SHERLOG Trace dokáže jízdy automaticky zaznamenávat pomocí GPS, připravovat reporty, rozlišovat jejich účel a spojovat provoz vozidel s konkrétními řidiči. Právě množství dostupných informací ale znamená, že musí zaměstnavatel přemýšlet také nad jejich ochranou. GDPR neříká, že služební vozidla nesmíte monitorovat, ale požaduje, aby byl monitoring účelný, přiměřený, transparentní a omezený na skutečně potřebná data.

FAQ

Může zaměstnavatel sledovat služební auto pomocí GPS?
Ano, pokud má pro monitoring legitimní účel a sledování je nezbytné a přiměřené. Zaměstnanec musí být o zpracování odpovídajícím způsobem informován.

Potřebuje zaměstnavatel souhlas zaměstnance s GPS monitoringem?
Souhlas je v pracovním vztahu většinou nevhodný kvůli nerovnováze mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. V řadě případů může být relevantní oprávněný zájem, který ale vyžaduje posouzení nezbytnosti a vyvážení zájmů obou stran.

Může firma sledovat soukromou jízdu služebním vozidlem?
Pravidelné sledování přesné polohy zaměstnance mimo pracovní dobu je z pohledu ochrany soukromí velmi problematické. Pokud firma soukromé používání vozidla dovoluje, měla by omezit rozsah údajů, které během těchto jízd skutečně potřebuje.

Autor článku:
Ing. Jan Nagy
Marketingový manažer