V České republice stanovuje zákon o daních z příjmů (zákon č. 586/1992 Sb.) a navazující vyhlášky přesné požadavky na vedení knihy jízd zejména v souvislosti s uplatněním nákladů na provoz vozidla pro firemní účely. Klíčové body, které kniha jízd musí obsahovat, jsou:
Při kontrole ze strany finančního úřadu musí být všechny tyto údaje zřetelně, pravdivě a úplně zaznamenány. Jakákoliv nesrovnalost může znamenat nejen doměření daně, ale i pokutu nebo zpochybnění oprávněnosti nákladů.
Na první pohled může vést ručně vyplňovanou knihu jízd kdokoli. Stačí psací potřeby, připravený formulář a dostatek času. V praxi se ale setkáváme s řadou problémů:
Zkrátka, papírové evidence už zdaleka neodpovídají požadavkům moderní doby ani nárokům na precizní splnění legislativy.
S příchodem elektronických knih jízd přestávají být výše zmíněné problémy relevantní. Systémy, jako je například elektronická kniha jízd SHERLOG Trace, přinášejí revoluci do každodenního managementu firemních vozidel. Díky online monitoringu a GPS sledování získáváte nejen přesný přehled o pohybu vozů, ale zároveň je zajištěn kompletní monitoring firemních vozidel v reálném čase. Jak konkrétně dokáže SHERLOG Trace splnit všechny legislativní požadavky?
Automatizace a přesnost dat
Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace pracuje na základě GPS technologie a moderních senzorů. Každá jízda je zaznamenána automaticky v reálném čase – od startu motoru až po jeho vypnutí. Systém přesně eviduje:
Veškeré záznamy jsou uloženy do zabezpečeného cloudového úložiště, kde jsou chráněny před úpravami, ztrátou i zničením. Díky online monitoringu můžete kdykoliv na dálku ověřit aktuální stav vozového parku a při kontrole je možné jednoduše vygenerovat reporty za jakékoliv období a předložit je v požadované podobě úřadům.
Představte si středně velkou stavební společnost, která má ve vozovém parku 25 aut. Do zavedení elektronické knihy jízd SHERLOG Trace zaměstnanci každý měsíc strávili desítky hodin ručním vyplňováním a kontrolou papírových sešitů. Při kontrole z finančního úřadu pak museli složitě vysvětlovat neúplné záznamy a čelit riziku sankcí.
Po implementaci SHERLOG Trace se vše změnilo. Díky GPS sledování a online monitoringu systém automaticky eviduje všechny potřebné údaje, umožňuje jednoduše rozlišit firemní a soukromé jízdy a v případě kontroly stačí pár kliknutí k vygenerování kompletního reportu splňujícího všechny zákonné požadavky. Monitoring firemních vozidel je tak naprosto transparentní. Firma tak v průměru ušetřila 30 % vynyložených nákladů a především času na administrativu, ale především získala jistotu, že žádná kontrola už nebude noční můrou.
Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace je navržena tak, aby chránila data před neoprávněnými zásahy a splňovala nejpřísnější bezpečnostní standardy. Veškeré změny v záznamech jsou automaticky auditovány, což znamená, že při kontrole lze snadno doložit, kdo a kdy provedl jakoukoliv úpravu. Transparentnost a důvěryhodnost jsou základními kameny celého systému.
Dnešní legislativní nároky nejsou kompromisem – buď je splníte, nebo riskujete sankce. Elektronická kniha jízd, zejména v provedení SHERLOG, je nejen pohodlným, ale především jistým řešením, jak všechny zákonné povinnosti zvládnout bez stresu a s minimální časovou investicí. Díky online monitoringu a GPS sledování je monitoring firemních vozidel snadný, efektivní a plně v souladu s aktuální legislativou. Zapomeňte na papírové sešity a vykročte vstříc digitální budoucnosti, kde legislativa není strašákem, ale jasně splnitelným standardem.
Autor článku:
Ing. Jan Nagy
Marketingový manažer
Chcete zabezpečit Vaše auto nezarušitelným rádiovým systémem bez vstupní investice?